Vacature Executive Assistant

Wil jij deel uitmaken van een vooraanstaande internationale organisatie in regio Wevelgem? Wij zijn op zoek naar een gedreven Executive Assistant.

Takenpakket:

• Je beheert proactief de agenda van onze Managing Director: vergaderingen inplannen, afspraken coördineren en zorgen voor een optimale tijdsindeling met de juiste prioriteiten. Je bent het belangrijkste aanspreekpunt voor de aanvragen.
• Je maakt reisarrangementen. Je zorgt voor alle nodige documenten
• Je behandelt inkomende en uitgaande communicatie, waaronder e-mails en telefoontjes namens de Managing Director.
• Je coördineert en bereidt materialen voor Board Meetings voor, waaronder agenda's, presentaties en notulen. Je zorgt ervoor dat vergaderingen vlot verlopen, je vat samen en volgt actiepunten op. Je maakt effectief gebruik van het documentbeheersysteem en zorgt voor gemakkelijke toegang tot alle relevante informatie.
• Je werkt nauw samen met het hospitality team om de juiste omgeving te creëren & staat in voor de praktische organisatie.
• Als sterke verbinder creëer je positieve relaties met alle interne en externe belanghebbenden en het hele internationale leiderschapsteam, zodat ze zich allemaal op het juiste moment betrokken/geïnformeerd voelen.