Vacature Management Assistent

In het kader van een sterke uitbreiding van zijn personeel is de firma regio Waregem op zoek naar een administratieve duizendpoot.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Als management assistent en administratief assistent ondersteun je ons management team, alsook de verschillende departementen binnen de organisatie.

Management ondersteuning (40%)

• Je plant meetings in en volgt de agenda op van de CEO en van de andere directieleden. Je zorgt dat de agenda up-to-date is en bij conflicten zoek je mee naar een oplossing afhankelijk van de prioriteiten.
  
• Je organiseert meetings en woont deze zelf ook bij wanneer nodig. Op die manier zorg je voor een gestructureerde & gedetailleerde verslaggeving.
  
• Je plant en organiseert events voor klanten & partners. Dit doe je samen met andere collega’s van de verschillende departementen.
  
• Je communiceert helder en proactief en helpt bij het opstellen van interne communicaties.
  
• Je assisteert de CEO en het Directieteam met administratieve taken.
  
• Je bereidt presentaties voor en bent in staat om informatie op een analytische manier te bekijken & te analyseren/structureren
  

Administratieve ondersteuning (40%)

• Naast de administratieve taken van de CEO en andere directieleden, ondersteun je de volledige organisatie bij adminstratieve opvolging (subsidieaanvragen, boekhouding, klassementen,…)
  
• Je onderhoudt de administratie mbt de voertuigen (onderhoud & reparatie).
  
• Je bent verantwoordelijk voor het boeken en organiseren van de travelplanning (Visa-aanvragen & bookingen hotels & vluchten ism travelpartners).
  
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de onkosten in ons digitaal platform.

Receptie (20%)

• Je fungeert als eerste telefonisch aanspreekpunt voor onze internationale klanten (fabrikanten van poorten en hekwerk en distributeurs) en voor al onze andere externe partners. Je verbindt telefoons intern door naar de verantwoordelijken.
• Je verzorgt het eerste onthaal bij bezoek van klanten en andere partijen.
• Je bent verantwoordelijk voor de postverwerking & bedeling binnen de organisatie.